‘Beer Game’

Beberapa waktu yang lalu kelas Supply Chain Management saya mengadakan simulasi ‘Beer Game‘. Saya yang ketika itu buta sama sekali soal permainan ini mencoba cari-cari info di Paman Gugel. Ada banyak sekali informasi di sana yang terkait dengan ‘beer Game‘ ini, hanya saja sangat sedikit yang berbahasa Indonesia. Saya, yang notabene kemampuan bahasa Inggrisnya mepet, jelas merasa kesulitan. Akhirnya, berbekal sedikit pengalaman saya bermain ‘beer game‘ ini, saya ingin coba berbagi ke yang lain..barangkali ada yang kepingin belajar juga tapi kemampuan bahasa Inggrisnya mepet seperti saya :”>

 

‘Beer Game‘ tentu saja bukan permainan yang menawarkan bir sebagai hadiahnya . Istilah bir hanya digunakan untuk menarik perhatian segmen yang dituju permainan ini, yaitu para orang dewasa. Jika permainan ini diadakan untuk anak SMA mungkin anmanya bisa diganti dengan ‘ice cream game’, misalnya (wo…maksa banget ).

 

Pertama kali ‘beer game‘ diperkenalkan di MIT Sloan School of Management pada awal tahun 1960-an. Permainan ini akan terdiri dari empat orang dari tiap tim yang masing-masing berperan sebagai factory (pabrik), distributor, wholesaler, dan retailer. Tujuan utama permainan ini adalah meminimalisir biaya dan memaksimalkan profit dengan me-maintain semua persediaan yang dipunyai untuk memenuhi permintaan-permintaan yang ada.

 

Yang harus diwaspadai dari permainan, yang biasanya berdurasi sekitar 50 minggu dengan waktu sekitar 1 menit tiap minggunya, ini adalah terjadinya ‘bullwhip effect‘. ‘Bullwhip effect‘ secara gampang diartikan sebagai inefisiensi dalam rantai pasokan. Dapat berupa stock yang terlalu banyak atau justru terlalu sedikit.

 

Sekilas, ‘beer game‘ nampak mudah dilakukan. Akan tetapi, ternyata setelah saya menjalani sendiri, ini permainan yang bikin bingung. Di sini konsep supply chain management benar-benar harus bisa diterapkan. Ada beberapa konstrain yang membuat permainan ini sulit, antara lain:

1. tidak boleh ada percakapan antar pihak

Factory tidak boleh berbicara baik dengan lisan, tulisan ataupun melalui hati dengan pihak yang lain. Demikian juga, distributor, wholesaler, dan retailer yang tidak boleh berbicara satu sama lain.

Konsekuensi dari tidak adanya percakapan ini adalah informasi jadi tertutup. Berapa permintaan dari pembeli untuk retailer, berapa pasokan yang datang ke factory, semuanya tidak jelas tersedia. Dengan tidak adanya informasi ini, masing-masing pihak tidak akan bisa memperkirakan dengan lebih tepat berapa order yang harus diberikan pada pihak lainnya yang sekiranya bisa dipenuhi oleh pihak lain tersebut.

Dalam kehidupan nyata,informasi yang tertutup ini sangat mungkin terjadi. Kalau kata dosen saya, ini bisa terkait dengan permasalahan politik juga atau untuk menjaga kerahasiaan guna memenangkan kompetisi.

2. ada biaya yang harus ditanggung, yaitu inventory carrying cost (kos pengangkutan order) dan backlog cost (kos yang harus ditanggung karena gagal memenuhi order)

Adanya biaya ini benar-benar harus dipikirkan oleh pemain. Yang harus dipikirkan tidak hanya bagaimana meminimumkan kos di pihaknya tetapi juga bagaimana agar kos keseluruhan (empat pihak tersebut) dapat seminimum mungkin. Jika tiap pemain hanya memikirkan kepentingannya sendiri dan tidak mempertimbangkan bagaimana agar kos agregat bisa minimum, kos yang harus dikeluarkan keseluruhan pada akhir permainan biasanya justru akan lebih besar.

FYI, biasanya backlog cost lebih besar dibandingkan carrying cost. Di permainan yang saya jalani beberapa waktu lalu, backlog cost sebesar $1/unit/minggu sedangkan carrying cost sebesar $0.5/unit/minggu. Akan tetapi, dari situs lain yang saya kunjungi (semisal ini), carrying cost-nya sebesar $1/unit/minggu sedangkan backlog cost-nya sebesar $2/unit/minggu.

3. jumlah order yang datang dan produk ditawarkan supplier yang fluktuatif

Ini menggambarkan keadaan riil apa yang akan dialami perusahaan selama hidupnya. Saat supply berlimpah, order justru sedikit. Akan tetapi saat supply terbatas, order yang diterima justru meningkat. Padahal dalam permainan tersebut juga ada biaya-biaya yang harus ditanggung. Oleh karenanya, harus dipikirkan strategi agar ketika ada fluktuasi tersebut, kos yang harus ditanggung tidak terlalu besar.

Pengalaman saya, ketika kita mulai bisa memperkirakan berapa order berikutnya akan datang, ternyata terjadi fluktuasi yang begitu besar sehingga perkiraan kita menjadi salah dan jelas kos-nya semakin besar.

 

Pertanyaan besar yang kemudian muncul adalah langkah apa yang harus dilakukan agar tidak terjadi ‘bullwhip effect‘? Bukan pertanyaan yang mudah dijawab bagi saya karena pengalaman saya yang masih minim ini. Akan tetapi, dari hasil bertanya pada Paman Gugel, saya mendapati beberapa strategi. Saya akan berusaha menjelaskan tapi jangan tanya saya tentang keabsahan strategi tersebut karena saya mendapatkan informasinya justru sesudah menjalani permainan sehingga tidak sempat saya mengujinya

 

Om Fario menjelaskan bahwa untuk mengurangi ‘bullwhip effect‘ bisa dengan komunikasi yang baik antar rantai. Akan tetapi, dalam permainan ini, informasi bersifat tertutup sehingga agaknya strategi yang dimaksud Om Fario sulit diterapkan dalam permainan. Namun, di lapangan langkah ini bisa ditempuh juga.

Saran yang lain adalah dengan mengurangi atau mengeliminasi delay waktu antar rantai. Dikatakan, dengan mengurangi separo waktu delay dapat mengurangi fluktuasi permintaan hingga sebesar 80%. Akibatnya, selain menghemat carrying cost, hal ini juga akan mengurangi biaya operasi kapasitas yang dibutuhkan untuk meng-handle fluktuasi ekstrim permintaan dapat dikurangi.

 

Akhirnya, dalam menghadapi fluktuasi permintaan dan supply di lapangan, komunikasi memang harus dilakukan. Saat ini sudah bukan jamannya lagi menutup informasi karena bagaimanapun juga terdapat berbagai macam media yang bisa digunakan untuk mencari informasi itu. Jika ingin memenangkan persaingan, barangkali justru lebih baik merangkul sebanyak mungkin pihak untuk menjaga hubungan jangka panjang alih-alih menutup informasi rapat-rapat dari orang lain.

 

Semoga bermanfaat.